1、档案是我院学生组织在管理、教育、活动及工作开展过程中所积累的文字资料，是我院学生组织重要的公共财产。档案资料不得随意借传阅、公示、复印。

2、我院学生组织档案主要由秘书处进行分类管理；重要活动的档案由办公室分类管理；各部门档案由各部门委员整理，秘书处协助管理。每学期期末各部门进行一次档案清理，将有关活动资料归档备案。

3、各部门策划筹备的各项大型活动方案的资料，必须一式两份，一份策划筹备活动的相关部门自行存档，另一份交秘书处存档。共用部门档案应一式三份，除部门自行存档和交秘书处存档外，再交至办公室一份存档。

4、各部门可以根据工作所需向秘书处或办公室借阅有关文件资料，但不得将有关文件资料作非工作之用。

5、各部门借阅文件后，应保持文件的清洁、完整，不得在文件上乱涂乱写、随意修改，应该及时归还，如有遗失须作书面检讨，由办公室老师作相应处理。

6、借阅手续：

（1）各部门副部长，干事或助理借阅本部门文件资料要征得部长同意，并由部长向秘书处或办公室申请借阅。

（2）借阅档案应在秘书处或办公室办理借阅手续（包括借阅内容、借阅时间、借阅人、记录人），做到责任落实到个人。

（3）借阅时间不得超过一周（常委同意的除外）延期归还秘书处或办公室应给予口头警告或批评。

（4）复制文件应征得主席或办公室老师的同意。

7、外单位借阅档案的应向办公室老师提出书面申请，经办公室老师签字同意后方可，秘书处应做好外借登记（包括借阅内容、借阅时间、借阅人、主席签名、记录人），外借期限为一周。外借文件不得为文件原件。

8、各部门档案管理：

（1）每学期各部门必须根据本部门的学期总计划，分别于学期初和学期末向秘书处递交一份工作计划和工作总结。

（2）每次举办活动，各部必须拟定一份详细的活动计划书和经费预算，并将计划书、经费预算方案、经费申请书自行存入部门档案。重大活动等相关活动计划书和经费预算交至办公室存档